Die smarte KI-Management-Lösung für Ihre Hausverwaltung
Telefonate 24/7
Jederzeit per Telefon Fragen klären und Probleme aufnehmen.
Schadensaufnahme
Gezielte Rückfragen, vollständige Angaben.
Weniger und bessere Arbeit
Entlasten Sie Ihre Verwaltung und erzielen Sie bessere Ergebnisse.
Einfach für Mieter und Ihr Team.
Mieter schildern ihr Anliegen wie gewohnt. BestandsPilot erkennt den Kontext, fragt fehlende Informationen ab und liefert entweder direkt eine Antwort oder erstellt einen Vorgang zur Bearbeitung.
Immer erreichbar
“Jetzt kann sich keiner mehr beschweren.”
Statt unstrukturierter Notizen erhalten Sie eine konsistente Übergabe: wer, was, wo, wie dringend – plus Verlauf. Damit kann Ihr Team schneller entscheiden und gezielt steuern.
Keine Telefonwarteschlange mehr, keine blockierten Mitarbeiter.
Was ist möglich?
Die Funktionen
WhatsApp, Telefon, E-Mail
Bieten Sie den Mietern flexibilität. So arbeitet eine moderne Verwaltung.
Identitätsprüfung
Mieter/Mietobjekte werden erkannt und die Anfrage wird automatisch zugeordnet.
Triage & Eskalationsregeln
Notfälle erkennen und nach definierten Regeln priorisieren/eskalieren.
Wissensdatenbank
Damit können Sie einige Anfragen (bspw. Hausordnung, Zuständigkeiten) vollständig lösen. Ohne Eingriff.
24/7 Erreichbar
Und das an 365 Tagen im Jahr – sogar an Feiertagen. Welche Verwaltung kann so einen Service bieten?
Anbindung an Ihr System
Wir bieten ebenfalls Integration für viele bestehende Systeme an. Kontaktieren Sie uns für weitere Details.
Über uns
So bekommt KI wirklich einen Nutzen.
Wir sind ein deutsches Team mit Fokus auf KI-gestützte Automatisierung. In der Immobilienverwaltung sehen wir enormes Optimierungspotenzial – nicht als KI-Buzzword, sondern als operativen Hebel. Gemeinsam mit Verwaltungen identifizieren wir die sinnvollsten Use-Cases, setzen sie in wenigen Wochen um und messen den Effekt im Tagesgeschäft – transparent, datenschutzbewusst und praxisnah.
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Der Fälle können laut Gartner Prognose in Zukunft autonom gelöst werden.
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Von Mietern hatten im letzten Halbjahr Kontakt mit ihrem Vermieter/Verwalter.
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Sind mit einer allgemeinen Mieter-App zufrieden oder sehr zufrieden
Telefonate mit Mietern
Praxisbeispiele
Beispiel: “Bei uns ist Schimmel an der Außenwand – ich mache mir Sorgen.”
BestandsPilot erfasst strukturiert: Ort, Größe, seit wann, Raumklima/Feuchte, gesundheitliche Situation, und fordert (wenn möglich) Fotos an (z. B. E-Mail/WhatsApp), damit die Verwaltung sofort weiterarbeiten kann.
Ausgabe: Vorgang + E-Mail mit Dokumentation, Fotos (falls vorhanden), Priorität, Empfehlung: Besichtigung/Handwerker/Gutachter.
Beispiel: “Wasser tropft aus der Decke.”
BestandsPilot erkennt den Notfall (Wasserschaden) und führt eine kurze Sofort-Checkliste durch: Haupthahn erreichbar? Strom gefährdet? Wohnung darüber erreichbar? Anschließend greift die Eskalationsregel (Notfallkontakt) – parallel wird der Fall strukturiert dokumentiert.
Ausgabe: Vorgang + E-Mail mit Kontakt, Objekt/Einheit, Dringlichkeit (hoch), Sofortmaßnahmen/Status (z. B. „Haupthahn möglich: ja/nein“) – optional direkte Weiterleitung an Notdienst/Bereitschaft.
Beispiel: “Jeden Abend laute Musik und Türenknallen. Ich möchte, dass das endlich aufhört.”
BestandsPilot erkennt eine Beschwerde/Hausordnung und erfasst die relevanten Details strukturiert: Zeiten, Häufigkeit, Art der Störung, betroffene Partei, Eskalationsgrad (z. B. Polizei bereits involviert), sowie die gewünschte Maßnahme. Der Fall wird der richtigen Zuständigkeit zugeordnet und priorisiert.
Ausgabe: Vorgang + E-Mail mit dokumentierten Vorfällen (wann/wie oft), Kontakt, Objektbezug, Priorität und einer Empfehlung für das weitere Vorgehen.
Beispiel: “Ich komme nicht in die Wohnung – Schlüssel verloren. Was soll ich jetzt tun?”
BestandsPilot identifiziert Mieter & Einheit, prüft Dringlichkeit (Kind in Wohnung, Herd an, medizinischer Bedarf) und leitet den hinterlegten Prozess ein (Notdienst/Schließplan, Hausordnung, Ansprechpartner).
Ausgabe: Vorgang + E-Mail mit Kontaktdaten, Objekt/Einheit, Lage, Dringlichkeit, vereinbartem Vorgehen.
FAQ
Was ist BestandsPilot – und was genau macht die Lösung?
BestandsPilot ist ein KI-gestützter Assistent für Mieteranliegen. Er nimmt Anliegen über Telefon, WhatsApp und E-Mail entgegen, stellt gezielte Rückfragen und erstellt daraus einen strukturierten Vorgang (wer, was, wo, wie dringend – plus Verlauf). Standardanfragen beantwortet BestandsPilot direkt aus Ihrer Wissensdatenbank; alles andere wird sauber zur Bearbeitung an Ihr Team übergeben.
Wie läuft ein typischer Fall ab und was bekommt unser Team als Ergebnis?
Mieter schildern ihr Anliegen wie gewohnt. BestandsPilot erkennt den Kontext, fragt fehlende Informationen ab (z. B. Ort/Einheit, Zeitpunkt, Ausmaß, Erreichbarkeit) und dokumentiert alles konsistent. Anschließend passiert je nach Falltyp entweder:
- direkte Antwort (z. B. Hausordnung/Zuständigkeit), oder
- Erstellung eines Vorgangs inkl. Priorität und Empfehlung für die nächsten Schritte.
Wie erkennt BestandsPilot Notfälle und eskaliert richtig?
Für kritische Themen (z. B. Wasserschaden) führt BestandsPilot eine kurze Sofort-Checkliste durch, priorisiert nach Ihren Regeln und stößt die passende Eskalation an (z. B. Notdienst/Bereitschaft informieren oder intern weiterleiten). Ihr Team bekommt den Vorgang inklusive Dringlichkeit, Zusammenfassung und allen relevanten Details. Bei akuter Gefahr (z. B. Brand/Gasgeruch) sollte immer der Notruf gewählt werden – das kann in Ihrem Regelwerk entsprechend abgebildet werden.
Was passiert, wenn BestandsPilot eine Anfrage nicht sicher lösen kann?
Dann wird nicht „geraten“. BestandsPilot sammelt die notwendigen Basisinformationen, dokumentiert den bisherigen Verlauf und übergibt an Ihr Team – inklusive klarer Einordnung (Thema, Objekt/Einheit, Priorität, offene Fragen). So reduzieren Sie Rückrufe und vermeiden Informationsverlust, behalten aber jederzeit die Kontrolle.
Über welche Kanäle können Mieter uns erreichen?
BestandsPilot unterstützt die Kommunikation über Telefon, WhatsApp und E-Mail – so wie es Mieter bereits nutzen. Sie entscheiden, welche Kanäle Sie aktivieren und wie Vorgänge intern verteilt werden (z. B. nach Objekt, Thema oder Zuständigkeit).
Wie stellt ihr Datenschutz/DSGVO sicher?
Datenschutz ist im Verwaltungsalltag ein Muss. BestandsPilot ist darauf ausgelegt, nur die für die Bearbeitung notwendigen Informationen zu verarbeiten, Zugriffe nachvollziehbar zu machen und klare Verantwortlichkeiten zu schaffen. Üblich sind u. a. ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), definierte Rollen-/Rechtekonzepte sowie transparente Informationen zu Datenflüssen und Aufbewahrung. Die konkreten Einstellungen (z. B. Löschfristen) werden im Onboarding abgestimmt.
Wie schnell können wir starten und wie sieht das Onboarding aus?
Der Start erfolgt pragmatisch: Wir definieren gemeinsam die wichtigsten Use Cases, Zuständigkeiten und Eskalationsregeln, hinterlegen die ersten Wissensbausteine und testen an realen Beispielen. Danach geht BestandsPilot kontrolliert live.